Judul : artikel - Administrasi Organisasi
link : artikel - Administrasi Organisasi
artikel - Administrasi Organisasi
Administrasi Organisasi*
Oleh: Ach. Jazuli**
Setiap orang tentu mempunyai tujuan dan berusaha untuk mencapainya. Tujuan itu berbeda bagi setiap orang, antara lain karena pengaruh pengetahuan dan pengalamannya berbeda. Namun demikian, setiap orang sama dalam satu hal yaitu ingin mempertahankan dan memenuhi kebutuhan hidupnya. Mempertahankan dan memenuhi kebutuhan hidup ini dapat dianggap sebagai tujuan pokok manusia. Untuk mencapai tujuan itu orang harus melakukan aktivitas-aktivitas (kegiatan) tertentu. Di sinilah mulai timbulnya administrasi yaitu proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang dilakukan oleh seseorang. Orang yang melakukan administrasi tersebut dinamakan administrator. Dengan demikian, siapa pun dapat melakukan administrasi. Hanya saja ada orang yang melakukan administrasi itu kacau-balau dan tidak terarah sehingga administrasinya disebut administrasi kacau-balau. Tetapi ada pula orang yang melakukan administrasi itu secara teratur dan diatur sehingga dapat mencapai tujuan dengan memuaskan. Administrasi modern menghendaki supaya kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan itu teratur dan diatur.
Secara kodrati manusia terbatas kemampuannya, maka adakalanya dia tidak dapat melakukan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuannya itu sendiri. Untuk itu dia harus menggunakan tenaga orang lain dalam arti bekerja sama dengan orang lain dalam mencapai tujuannya, atau berorganisasi. Dalam organisasi ini diperlukan pula manajemen yaitu usaha untuk mengkoordinasikan semua tugas yang dilakukan oleh orang-orang dan mengarahkannya kepada tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian, organisasi dan manajemen adalah merupakan sarana dari administrasi.
Administrasi sering dikaitkan dengan urusan catat-mencatat, pengontrolan, pengurusan suatu bidang tertentu yang kemudian hasilnya akan dibutuhkan pada bagian tersebut. Menurut Soewarno (1988:2), administrasi berasal dari kata administratie(bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-,menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Atau menurut Ulbert, administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
Adapun fungsi administrasi menurut para ahli ialah:
1. Fungsi Perencanaan, yakni pada proses perencanaan dalam organisasi pada umumnya menyangkut terhadap keputusan, baik untuk meramalkan dan juga eksikusi keputusan tersebut. Dalam pemperkirakan apa yang akan terjadi di masa datang, dilakukan berdasarkan apa yang terjadi di masa lalu dan masa kini. Semakin lengkap administrasi data yang diperoleh dan digunakan, maka akan semakin tepat penafsiran terhadap ketepatan perkiraan perencanaan.
2. Fungsi Pengorganisasian, yakni pada dasarnya fungsi dari sebuah organisasi berkenaan dengan usaha yang dilakukan untuk mengembangkan mata rantai pada hubungan kerja (formal) dan pembagian di dalam organisasi atau lembaga. Untuk mencapai pada maksud ini, pengorganisasian harus tepat dengan melibatkan usaha identifikasi terhadap setiap tugas-tugas yang akan dilaksanakan, mengelompokkan tugas-tugas sehingga merupakan satuan-satuan, untuk menetapkan wewenang yang diperlukan.
3. Fungsi pengkoordinasian, yakni hubungan terhadap kegiatan-kegiatan ke arah pencapaian tujuan-tujuan adalah sebuah koordinasi. Jika telah ditetapkan pada semua pekerja mendapat hak untuk melaksanakan pekerjaan dengan cara yang dikehendaki sendiri, maka setiap orang dari pada mereka biasanya akan diberikan bimbingan oleh pikiran dan juga gagasan-gagasan mengenai hal yang dilakukannya tersebut.
*Disampaikan di acara TOT OSIS Darul Ulum Prongpong Pada 16 Januari 20120
**Adalah Santri Darul Ulum Prongpong Sekaligus Mahasiswa Fakultas Tarbiyah IAIN Madura
Contoh Pedoman Administrasi OSIS
A. TUPOKSI Pengurus
| No. | Jabatan | TUPOKSI |
| 1. | Ketua Osis | a. Memimpin organisasi dengan baik dan bijaksana. b. Mengkoordinasikan semua aparat kepengurusan. c. Menetapkan kebijaksanaan yang telah dipersiapkan dan direncanakan. d. Memimpin rapat. e. Menetapkan dan mengambil keputusan berdasarkan musyawarah mufakat. f. Setiap saat mengevaluasi g. kegiatan aparat kepengurusan |
| 2. | Wakil Ketua | a. Bersama-sama ketua menetapkan kebijaksanaan. b. Memberi saran kepada ketua. c. Menggantikan ketua jika berhalangan. d. Membantu ketua dalam melaksanakan tugas. e. Bertanggungjawab kepada ketua. f. Wakil ketua bersama wakil sekretaris mengkoordinasikan seksi-seksi. |
| 3. | Sekretaris | a. Memberi saran atau masukan kepada ketua dalam mengambil keputusan. b. Mendampingi ketua dalam memimpin rapat. c. Menyiarkan, mendistribusikan dan menyimpan surat serta arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan. d. Menyiapkan surat, laporan, hasil rapat dan evaluasi kegiiatan. e. Bersama ketua menandatangani surat. f. Bertanggungjawab atas tertib administrasi. |
| 4. | Bendahara | a. Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan uang/biaya yang diperlukan. b. Membuat tanda bukti kwitansi setiap pemasukan atau pengeluaran uang untuk dipertanggungjawabkan. c. Bertanggungjawab atas iventaris dan perbendaharaan. d. Mempunyai laporan keuangan secara berkala. |
| 5. | Ketua Seksi | a. Bertangungjawab atas seluruh kegiatan seksi yang menjadi tanggungjawabnya. b. Melaksanakan kegiatan seksi yang telah diprogramkan. c. Memimpin rapat seksi. d. Menetapkan kebijaksanaan seksi dan mengambil keputusan, berdasarkan musyawarah mufakat. e. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan seksi kepada ketua melalu koordinator. |
B. Contoh Surat Menyurat
Ø Nomor Surat : 001/Pan-Pel.SP/OSIS.DU/B/14/I/2020
Ket:
001 : Nomor Urut Surat
Pan-Pel.Musda : Nama Kegiatan (bagian ini bisa ditiadakan)
OSIS.DU : Nama Lembaga
B : Kode Surat
14 : Tanggal Pembuatan Surat
I : Bulan Pembuatan (Angka Romawi)
2020 : Tahun pembuatan Surat
Ø Format Penomoran Surat Keluar
1. Surat Keputusan (SK) : A (kode nomor surat)
2. Surat Undangan (SU) : B
3. Surat Permohonan (SPm) : C
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : D
5. Surat Peminjaman (SPp) : E
6. Surat Pernyataan (SPn) : F
7. Surat Mandat (SM) : G
8. Surat Tugas (ST) : H
C. Contoh Buku Daftar Inventaris
1. Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang/aset/inventaris organisasi.
2. Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
| No. | Kode Indeks | Nama Barang | Jumlah | Asal | Harga Satuan | Tanggal di mulai | Tanggal berakhir | Ket. |
| 1. | A | Komputer | 2 | Lembaga | - | 14/1/19 | | |
| 2. | C | Printer | 2 | - | 250.000 | 15/12/19 | | |
| | | | | | | | | |
D. Contoh Buku Tamu
1. Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan berkeperluan dengan organisasi.
2. Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
| No. | Hari/Tanggal | Nama | Instansi | Jabatan | Tujuan | Paraf | Ket |
| 1. | Senin/25/12/19 | Rifki | Osis… | Ketua | Mengantarkan surat undangan | | |
| | | | | | | | |
E. Contoh Buku Daftar Hadir
1. Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
2. Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
| No. | Nama | Jabatan | Alamat | Paraf | Ket. |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
F. Buku Daftar Kegiatan
1. Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun eksternal.
2. Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
| No. | Jenis Kegiatan | Tanggal Pelaksanaan | Tempat Pelaksanaan | Penyelenggara | Pendanaan | Ket. |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
G. Contoh Buku Keuangan
1. Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran anggaran organisasi.
2. Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
| No. | Tanggal | Uraian | Debit | Kredit | Saldo | Ket. |
| 1. | 12/2/19 | Uang Iuran | 1.000.000 | - | 1.000.000 | Iuaran anggota/minggu |
| 2. | 20/12/19 | Donor darah | - | 300.000 | 700.000 | Uang transport dan konsumsi |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
H. Contoh Pengarsipan
1. Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
2. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
3. Pengarsipan foto kegiatan juga rutin dilakukan.
4. Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks dan bisa melalui dokumen untuk foto kegiatan.
5. Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk.
6. Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode.
7. Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainya
I. Contoh Perlengkapan Sekretariat
1. Bagan Struktur Organisasi
2. Papan Agenda kegiatan
3. Papan Pengumuman
4. Tabel Program Kerja Tahunan
5. Papan Daftar Pengurus
Demikianlah Artikel artikel - Administrasi Organisasi
Sekianlah artikel artikel - Administrasi Organisasi kali ini, mudah-mudahan bisa memberi manfaat untuk anda semua. baiklah, sampai jumpa di postingan artikel lainnya.
Anda sekarang membaca artikel artikel - Administrasi Organisasi dengan alamat link https://re-plye.blogspot.com/2020/05/artikel-administrasi-organisasi.html
Posting Komentar
Posting Komentar